Обов'язкове оцифрування трудових книжок — лише початок тотальної цифровізації, вважає власниця групи компаній КИТ Юлія Перловська.
На її думку, яку вона висловила в інтерв'ю виданню РБК, поки що процес цифровізації просувається дуже повільно. Але вже те, що у Парламенті обговорюють можливість зобов'язати бізнес оцифровувати трудові книжки (Проект Закону України № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі») та постійно схиляються до наміру оголосити локдаун, є достатніми причинами не тягнути з переведенням бізнесу в електронний формат.
— "Звичайно, це (сканування трудових книжок — Ред.) лише перші кроки, адже цифровізація передбачає не лише сканування трудових книжок. Держава рано чи пізно стане перед необхідністю створити бази даних усіляких документів, а водночас постане питання про повний перехід на електронний документообіг та взагалі електронний формат як у роботі держорганів, так і у веденні бізнесу".
Щодо переходу в електронний формат, то спочатку слід замовити аналітику бізнес-процесів. Потім, коли бізнес-процеси описані, і зрозуміло, хто за них відповідає, зазвичай європейські компанії переходять до реалізації механізмів оцифрування паперових документів та архівів і відображають у автоматизації процесів те, що прописано у бізнес-процесах. Тоді кожному працівникові зрозуміло, що робити. Це дуже скорочує час на комунікацію, проведення нарад, пошук та ухвалення щоденних рішень.
— "Наші компанії чомусь мало приділяють увагу опису, побудові та реінжинірингу бізнес-процесів. Вони викликають бізнес-аналітиків лише тоді, коли їм треба написати софт під конкретне завдання", — каже Юлія Перловська.
Перший етап – бізнес-аналітика, тобто реальний стан бізнес-процесів у будь-якій установі. Другий етап - розуміння, що і як необхідно оцифровувати, і паралельне впорядкування електронних документів за допомогою механізмів сканування і роботи, наприклад, в нашій власноруч розробленій програмі "Док-Скан". Третій – вибір ERP-системи, яка могла б максимально задовольнити вимоги описаних бізнес-процесів. Ну і, нарешті, доведеться налагодити комунікації всередині та зовні – встановити систему відеоконференції, яка надасть змогу комунікувати з будь-якого місця на планеті. "Ми, наприклад, використовуємо та просуваємо на ринок українську систему відеоконференції – EasyCon".
Якщо всі документи будуть оцифровані, громадяни зможуть отримувати будь-яку інформацію, яка їм потрібна коли завгодно і не виходячи з дому.
— "Наприклад, вам знадобилися дані щодо попередніх місць роботи, права власності на земельну ділянку чи квартиру, оренди нерухомості чи перерахунку пенсії – ви не повинні бігати збирати довідки, достатньо зайти до свого кабінету та завантажити відповідні документи. Тобто ми отримаємо легкий доступ до інформації - для будь-якого громадянина", — вважає Юлія Перловська.
Посилання на першоджерело:
