E-документи дозволяють практично повністю позбавитися паперових носіїв (на 98% – цілком реально), підвищити швидкість руху інформації всередині компанії та спростити її пошук, скоротити витрати часу на узгодження та затвердження документів при роботі з контрагентами, а також мінімізувати ризик втрати важливої документації.
Так, для зовсім маленького бізнесу, де рух документів слабкий (пара договорів на місяць, кілька банківських виписок, бухгалтерська звітність), відхід від паперового формату не такий критичний. Але коли компанія має кілька підрозділів, розкиданих по країні, доступ до ділової інформації в будь-який час з будь-якої точки – велика перевага.
І, звичайно, колосальна перевага – швидкість пошуку документів, можливість каталогізувати їх за темами, контрагентами тощо. Тож продуктивність роботи офісу має різко зрости. Крім того, безпаперовий документообіг – це своєрідний елемент захисту бізнесу від свавілля правоохоронних органів. Адже, незважаючи на те, що вилучення документів під час обшуків заборонено законом, силовики цю заборону часто ігнорують. А коли фізично папок з документами в офісі на полицях немає, а зберігаються вони десь на сервері (ще й за межами України), то й вилучати, по суті, нічого.
Відразу уточнимо, що електронні документи мають повну юридичну силу. Головне, щоб були в порядку всі реквізити та електронно-цифровий підпис.
І це закріплено на рівні законодавства. Основними нормативно-правовими актами, що регулюють цю сферу, є закони: № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;№ 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»; № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
Так, електронні документи визнають ще не всі державні органи, але до того все йде. На початку жовтня міністр цифрової трансформації Михайло Федоров пообіцяв, що з 1 вересня 2021 року органи влади не зможуть вимагати паперових документів.
28 жовтня Кабінет Міністрів ухвалив постанову, згідно з якою наразі всі документи, які генерують органи виконавчої влади (крім документів, які містять інформацію з обмеженим доступом), будуть в електронній формі.
Крім того, ще наприкінці 2019 року парламент ухвалив закон №340-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо протидії рейдерству». Законом передбачено, що Кабмін зобов'язаний до 1 січня 2022 року забезпечити складання електронних документів, які містять відомості про результати робіт із землеустрою, за якими проводилося формування земельних ділянок; правовстановлюючих документів на земельні ділянки, речові права на які зареєстровані до 1 січня 2013 року, але відомості про них відсутні у Державному земельному кадастрі. «Також закон дозволяє подавати в електронній формі заяви про внесення відомостей до Держкадастру разом із документацією із землеустрою та документацією з оцінки земель», – каже Ігор Ясько, керуючий партнер ЮК Winner. Відомості, які отримані з Державного земельного кадастру (витяг) в електронному вигляді, мають таку ж юридичну силу, як і відомості на паперовому носії.
На початку вересня Верховна Рада ухвалила у першому читанні законопроект № 3623, який передбачає повну відмову протягом п'яти років від класичних трудових книжок та переведення обліку найманих працівників в електронну форму. Фактично, це – перехід на електронні трудові книжки та ще один привід бізнесу задуматись про електронний документообіг.
Бо, десь, до 2025 року життя без паперу у всіх сферах стане нормою. Реально це можна зробити хоч із 1 січня 2021 року, для внутрішнього документообігу – точно. Спілкування з державою – на жаль, не одразу.
Перекладом документів в електронну форму займаються спеціалізовані компанії, які надають послуги з оцифрування. І це не просто сканування інформації з паперового носія, все складніше. Компанія-підрядник забезпечує повний цикл: від ревізії всієї ділової документації до її сортування та каталогізації.
Послугу можна отримати двома способами. Перший – залучити підрядника, який переведе документи до електронного формату.
Співробітники компанії-підрядника приїжджають в офіс, підписують договір з клієнтом (у тому числі договір про нерозголошення) та проводять опис документації. Після цього сторони складають акт прийому-передачі, і підрядник забирає документи на оцифрування. «Усі документи ми забираємо під акт та доставляємо на склад, з якого документацію одержують оператори сканування під підпис. Після сканування оператор повертає документи на склад, ми їх упаковуємо та готуємо до відправлення», – розповідає Юлія Перловська, один із власників групи компаній КИТ.
До речі, замовнику бажано поцікавитись, як захищена від зовнішніх втручань внутрішня інформаційно-телекомунікаційна система підрядника. Наприклад, відсутність доступу до глобальної Мережі в даному випадку є перевагою: менше ймовірності, що станеться витік інформації.
Другий варіант – це оцифрування в офісі замовника. З точки зору безпеки та збереження конфіденційної інформації (ну хто знає, куди можуть подітися важливі папери в процесі оцифрування) такий варіант кращий.
Але клієнт має надати приміщення, в якому можна розмістити обладнання та спеціалістів. При цьому приміщення має бути забезпечене електромережею, локальною мережею та меблями. Тобто потрібні нормальні умови для опрацювання документів. Реально, досить звичайного оснащеного офісного приміщення.
Перед оцифровкою фахівці підрядника за бажанням клієнта проводять експертизу цінності документів та узгоджують пріоритети. Це потрібно для того, щоб розподілити їх за термінами зберігання, цільовим призначенням та створити зручний е-каталог.
Потім необхідно вилучити з документів всі сторонні предмети, які можуть бути там (затискачі, скріпки тощо), і провести умовну посторінкову нумерацію. Знову ж таки, все це для зручності сортування та роботи з документацією після того, як вона буде переведена в цифру.
Під час оцифрування використовуються сканери різного типу. Поточний сканер підходить для великих документів. У нього можна завантажити одним махом 50 аркушів, які сканер автоматично заковтуватиме і робитиме цифрові копії. За день такий сканер обробляє до 1000 сторінок.
Планетарний сканер потрібен для роботи з великими форматами, А3, А2, А1 і А0 (кресленнями, проектами, картами), а також зі старими документами, щоб не пошкодити їх при обробці.
Під час роботи з переплетеними (зшитими) документами використовується планшетний сканер. Такі документи не можна розшивати з юридичної точки зору, оскільки вони закріплені за допомогою мокрого друку (нотаріального векселі, наприклад), тому їх оцифровують вручну.
Як бачимо, процес оцифрування досить трудомісткий, тому не факт, що він буде швидким. Втім, якщо підрядник має сучасне та потужне обладнання, він може сканувати до 250 тис. двосторонніх аркушів за добу. "Тобто архів документів середньої за масштабами компанії цілком реально перевести в електронну форму за пару днів", - каже Юлія Перловська.
А ціна послуги? Вона залежить від вихідних матеріалів – тип, розмір, стан. Ну і від якості оцифрованого документа, що виходить на виході, також залежить. Орієнтовна ціна сканування зшитих документів формату А4 становить від 1,7 грн./сторінка з роздільною здатністю 300 dpi до 10 грн./сторінка з роздільною здатністю 600 dpi. Вартість обробки великоформатних документів може сягати 40 грн./сторінка.
Замовник отримує оцифровану документацію на знімному носії. Або її можуть завантажити у хмарне сховище. Для електронних документів використовують PDF-розширення, для карт, креслень, схем – JPEG-файли.
До документації додається проіндексований файл у будь-якому форматі бази даних. Як правило, це формат XLSX (MS Excel). З його допомогою можна швидко переміщатися по всьому архіву та знайти максимально оперативно будь-яку квитанцію, договір. Це зручно.
Але як зробити, щоб документи не стали мертвим вантажем, а були залучені до операційної діяльності підприємства? Потрібна комплексна система управління електронним документообігом (Data Management System). Таких рішень існує безліч, найчастіше вони є частиною комплексної системи управління підприємством (ERP).
Але функціонал плюс-мінус схожий. Це – можливість налаштування рівнів доступу до інформації (тільки для читання, для редагування), алгоритму узгодження документів (хто має право підпису, в якому порядку тощо), організація конфіденційного обміну е-документами між співробітниками компанії та вибіркового доступу до документів зовнішнім користувачам (скажімо, договорам під час їх укладання з партнерами та підрядниками).
Також є можливість налаштування термінів зберігання е-документів з наступним автоматичним видаленням, проведення внутрішнього електронного аудиту, перегляду історії користування архівом.
Що ще важливе, систематизований архів можна доповнювати новими документами. За наявності обладнання співробітники компанії можуть самостійно займатися оцифруванням. «Але за потреби, ми готові надалі супроводжувати замовника зі сканування та індексування. Якщо замовник проводитиме все сам, ми продаємо йому своє спеціалізоване програмне забезпечення «ДокСкан», яке ми розробили, підтримуємо та постійно оновлюємо», – розповідає Юлія Перловська.
А що із документами на паперових носіях? Не варто поспішати їх позбуватися. Бо не всі чиновники ще усвідомили, що електронний документ нічим не відрізняється від звичайного. І під час перевірок можуть бути проблеми. Іноді контролюючі органи відмовляються від вивчення електронних документів і просять надати їх саме у паперовому вигляді. А якщо оцифрований документ не відповідає всім вимогам законодавства, це буде використано як підтвердження порушень, про що перевіряючий не забуде згадати в акті перевірки», – попереджає Ксенія Добрева, молодший юрист практики вирішення спорів з податковими та митними органами АТ Arzinger.
Максим Тихомиров, директор компанії "Буккіпер СааС"
Наша компанія має 600 зовнішніх контрагентів. Паперовими документами ми обмінюємося лише з кількома десятками клієнтів. Усередині компанії папір взагалі не використовуємо, крім випадків, коли цього вимагають регулятори. Крім того, наш продукт передбачає спільну віддалену роботу над первинними документами та звітністю та їхнє вивантаження у зовнішні системи обміну як з контрагентами, так і з держорганами. Сам перехід на електронний документообіг не такий складний. Можна заводити лише основні параметри документів, тих самих договорів, а не всі тексти, наприклад. Тому невелике ТОВ чи СПД можуть перейти буквально за вихідні. А ось у великих компаніях цей процес може тривати роками.
Микола Головко
Посилання на джерело: https://dengi.ua/magazine/kabmin-razvodit-rukami/2378882-bumagu-v-proshloe-plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota
