Необхідність осучаснення обліку трудових відносин найманих працівників шляхом запровадження його ведення в електронній формі, обговорюється протягом останніх щонайменше п’яти років.
Реформа обліку трудової діяльності працівника полягає у поступовій відмові від паперових трудових книжок, що в перспективі створить можливості для:
- зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу;
- спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності;
- врахування даних стосовно освіти та кваліфікації, яку має працююче населення та яку отримують молоді люди, для забезпечення узгодження пропозицій, які існують на ринку праці, та планування підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямками;
- усунення можливих ризиків і негативних наслідків втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа.
Окрім того, ведення трудової діяльності працівника в електронній формі забезпечить необхідні умови для запровадження автоматичного призначення пенсій та соціальних виплат.
Впровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі потребує внесення зміни до низки законодавчих актів.
У Верховній Раді України зареєстровано проект Закону України «Проект Закону про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Проектом акта, зокрема, передбачається:
- установити п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника (протягом цього періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так й електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру);
- визначити, що внесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо), здійснюється працівником і роботодавцем із обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису;
- установити, що після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Державного реєстру, роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під підпис, при цьому також передбачено обов’язок роботодавця вносити на вимогу працівника до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення;
- запровадити можливість автоматичного призначення пенсії (без особистого звернення особи) зі збереженням за особою права відстрочення виходу на пенсію, при цьому, якщо особою перенесено призначення пенсії та продовжено перебування у трудових відносинах, розмір її пенсії підвищуватиметься на 0,5–0,75 %. В рамках автоматичного призначення пенсій також передбачено можливість визначення за допомогою програмних засобів Державного реєстру найбільш вигідного варіанту для призначення пенсії, включаючи дату такого призначення.
Проект акта дозволить створити умови для впровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, використання цих відомостей для підтвердження наявного стажу роботи для укладення трудового договору, призначення пенсій та інших цілей, передбачених законодавством.
Група компаній КИТ, маючи досвід оцифрування документів у великих обсягах, має можливість запропонувати Вам свої послуги стосовно забезпечення перетворення паперових носіїв трудових книжок в електронний вигляд.
Разом з цим, Група компаній КИТ має можливість надати Вам спеціалізоване програмне забезпечення
«ДокСкан» (СПЗ), яке дозволить територіально розподіленим структурним підрозділам здійснити разом з нами відсканування трудових книжок в архівне сховище з інтеграцією з базою даних, та привести їх до структурованого вигляду із наявністю в архівному сховищу автентичного графічного зображення оригіналу паперового документу.
Функціональні можливості:
- Вхід до СПЗ забезпечується за допомогою функціоналу автентифікації, використовуючи логін та пароль Користувача СПЗ.
- Функціонал «Реєстрації користувачів СПЗ». Доступний Адміністратору СПЗ.
Забезпечує можливість управління користувачами, а саме: додавання/реєстрація, блокування, видалення, редагування. Є чотири типи ролей користувачів, це: Адміністратор, Менеджер, Оператор, Анонім.
- Функціонал «Заповнення/Внесення картки атрибутів документів». Доступний Операторам СПЗ, Адміністратору та Менеджеру СПЗ.
Забезпечує введення атрибутів документів у відповідні поля. Також, забезпечує створення зв’язку каталогу документів з таблицею атрибутів документа.
- Функціонал «Редагування даних опрацьованих документів» призначений для управляння опрацьованими документами. Доступний Адміністратору та Менеджера СПЗ.
Дозволяє здійснювати пошук, фільтрувати, переглядати, редагувати та видаляти записи атрибутів документів.
- Функціонал «Управління даними». Доступний Адміністратору СПЗ.
Забезпечує управління масивами даних документів та відображення кількості документів і записів до них. Дозволяє, використовуючи таблицю атрибутів документів, імпортувати або експортувати дані в загальний Банк даних документів СПЗ. Адміністратор СПЗ, використовуючи даний функціонал, має можливість формувати Менеджеру в окремі групи для редагування даних. Є можливість пошуку за відповідними атрибутами груп.
- Функція «Індексація документів».
Забезпечує створення нових(пустих) карток атрибутів документів, які були додані до каталогу файлів.
- Функція «Автозаповнення форм».
Забезпечує автоматичне заповнення форм у полях атрибуту документа.
- Функція «Статистика». Доступна для Адміністратора СПЗ та Аноніму веб-сайту.
Забезпечує огляд статистичних даних, а саме: графік кількості заповнення карток атрибутів документів Операторами, статистику кількості документів в каталозі документів та заповнених карток атрибутів документів.
- У СПЗ кожен користувач має власний кабінет, де може здійснювати зміни своїх реєстраційних даних та даних для входу у СПЗ. В кабінеті забезпечено перегляд кількості заповнених карток атрибутів документів.
Опис модулів:
Модуль «Введення метаданих» забезпечує:
- перегляд документів без встановлення додаткового програмного забезпечення;
- введення метаданих документів відповідно до розроблених правил.
Модуль «Редагування метаданих» забезпечує:
- введення/редагування/видалення метаданих опрацьованих документів відповідно до розроблених правил;
- пошук документів за атрибутами/назвою.
Модуль «Користувачі» забезпечує управління користувачами системи, а саме:
- додавати нових користувачів;
- блокувати користувача;
- видаляти користувача;
- змінювати ролі доступу користувача;
- переглядати активність користувачів роботи в системі.
Модуль «Джерела даних» забезпечує:
- визначати, які саме каталоги з документами будуть оброблятись в системі(активація каталогу);
- експорт внесених метаданих документів у таблиці/форми відповідно до розроблених правил.
Модуль «Налаштування» забезпечує:
- системні функції: індексація даних підказки;
- міграція даних: імпортування даних з інших БД та імпортування дерева джерел;
- операції з файлами: індексація файлів, синхронізація документів із джерелом імені файлу, відновлення та видаляння дублікатів файлів, масове перейменування файлів;
- параметри: фонова обробка файлів.
Модуль «Статистика» забезпечує:
- статистику оброблених документів;
- кількість оброблених документів користувачами;
- порівняння оброблених та необроблених документів, відображення різниці.
Опис функціоналу системи
1. Імпорт файлів xls / csv забезпечує:
- синхронізацію під час імпорту з існуючими записами;
- порівняння заповненої картки до документа в системі (мається на увазі чи є опис до файлу чи ні);
- додавання опису до файлу, що знаходиться в реєстрі, якщо опис відсутній;
- ігнорування запису, якщо у цьому полі опис є.
2. Експорт csv файлів забезпечує:
- вивантаження інформації заповнених карток до файлів. Сформований документ містить стовпці відповідно до полів в картці, а також список не заповнених карток до документів. У полях файлу завантажується інформація відповідно до описаних правилами створення назви і опису документа.
3. Картка заповнення документа «Card process» забезпечує:
- визначання кількості заповнених файлів у кабінеті користувача шляхом встановлення лічильника;
- користувач має обмежений доступ до функціоналу системи, в залежності від описаних правил доступу;
- автоматичне заповнення полів форм на основі вже існуючої інформації у назві файлу.
4. Реєстр документів «Database» забезпечує:
- реєстр документів багаторівневого дерева каталогів, що складається зі списку. Навпроти кожного виведена статистика кількості заповнених карток/форм. При переході в каталог відображається список файлів реєстру із заповненими картками/формами. Кожен каталог при переході відкривається на новій сторінці.
5. Сторінка «Cards» відображає:
- список/перелік документів які містять картку/форму. Сортування здійснюється по імені стовпця. Також є фільтр заповнених карток, який показує:
- перелік заповнених карток/ форм за період часу (з зазначенням кількості);
- перелік порожніх карток/ форм (із зазначенням кількості);
- перелік заповнених карток користувачем (із зазначенням кількості).
6. Адміністратор
- на сторінці відображається інформація про активність користувачів, кількість заповнених ними карток за останній сеанс підключення та загальна кількість.
7. Сторінка «Statistics» відображає:
- інформацію про кількість заповнених карток користувачами.
Група компаній КИТ може здійснити інтеграцію архівного сховища із системою кадрового обліку за допомогою API (Application Programming Interface).
P.S. Приклади скриншотів додаються:
