Вимоги до скан-копій трудових книжок

Процес цифровізації в країні активно продовжується. 5 лютого 2021 року було прийнято Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

10 червня 2021 року цей закон набув чинності. У зв’язку з цим, протягом 5 років:

- повинні бути відскановані всі трудові книжки;

- у єдиному реєстрі заповнені всі відомості про трудову діяльність працівників;

- після завершення формування реєстру трудові книжки у паперовому вигляді будуть видані працівникам під особистий підпис, надалі заповнення паперових трудових книжок відбуватиметься лише на вимогу працівника.

Порядок щодо внесення до єдиного реєстру та вимоги до скан-копій трудових книжок затверджує Пенсійний фонд України, попередньо погодивши ці вимоги з Міністерством соціальної політики та Міністерством економіки України.

На етапі законопроекту стали відомі вимоги щодо скан-копій трудових книжок:

1. Скан-копія виготовляється з оригіналу трудової книжки та документу про стаж;

2. Скан-копія повинна бути кольорова;

3. Сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку(незаповнені сторінки трудової книжки (вкладки) сканувати не потрібно);

4. Скан-копія має бути чітка та читабельна;

5. Відскановані документи необхідно зберігати у форматах jpg або pdf;

6. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;

7. Назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.

Група компаній КИТ вже має досвід сканування паперових документів різної складності та у великих обсягах з дотриманням всіх норм збереження конфіденційної інформації. Швидкість сканування досягає 25 млн аркушів на місяць.

Група компаній КИТ має власне програмне забезпечення «ДокСкан» для перетворення відсканованих електронних трудових книжок у цифровий архів зі зручним пошуком по будь-якому атрибуту трудової книжки. Також «ДокСкан» дає можливість онлайн доступу до архіву для використання та редагування даних, що може бути зручним для одночасного використання бухгалтерією та відділом управління персоналом. Програмне забезпечення оснащене функцією управління ступенем доступу до інформації.