Група компаній КИТ має досвід виконання повного комплексу робіт з перетворення паперових документів в електронний формат та має власне програмне забезпечення для сканування, збереження та аналітичної перевірки результату переведення матеріалів в електронний (цифровий) вигляд.

Комплексне рішення для оцифрування документів у великих обсягах

Послуги оцифрування (сканування) — це ефективний і єдиний спосіб перетворення документів у цифрову форму для оптимізації обробки запитів, максимального використання інформації, упорядкування обліку та швидкого пошуку документів.

Оцифрування документів

Група компаній КИТ використовує спеціалізоване програмне забезпечення он-лайн моніторингу та контролю стану надання послуг переведення з паперових носіїв інформації в електронний (цифровий) вигляд.

Група компаній КИТ надає послуги оцифрування (сканування) будь-яких обсягів фінансових, кадрових, комерційних, проектних та інших видів документів на спеціалізованому високоякісному обладнанні.

Переваги оцифрування документів

  • Істотне зниження навантаження на персонал
  • Зменшення витрат на утримання штату
  • Налагоджений порядок видачі документів
  • Економію часу на пошук потрібної інформації
  • Полегшення роботи на всіх етапах діловодства
  • Доступ до архіву з будь-якої точки
  • Підвищення рівня конфіденційності
  • Гарантії збереження документів

Дотримання конфіденційності інформації

  • Використання професійного устаткування для сканування документації
  • Використання системи відеоспостереження
  • Відповідальне дотримання угоди про конфіденційність інформації
  • Обробка інформації з грифом «для службового користування»

Ми надаємо послуги сканування для:

  • Органів державної влади
  • Комерційних компаній
  • Архівів
  • Бібліотек
  • Музеїв

Послуги з оцифрування (сканування) включають:

  • Підготовку — розшивання і/ або розброшурування першоджерел, складання опису, маркування, кодування
  • Індексація — обробка матеріалів сторінок з метою впорядкувати їх за допомогою пошукового індексу. Дозволяє знаходити потрібний документ за вказаними параметрами
  • Сканування — отримання копії оригіналу в цифровому форматі
  • Створення електронних книг — переклад тексту в зручний для читання формат (PDF, DOC)
  • Розпізнавання тексту (OCR) — переклад символів і зображень в електронний вигляд. Дає можливість редагування тексту або пошуку певних слів і значень
  • Експорт матеріалів — висновок даних з поточних файлів з подальшим розміщенням їх в інформаційній системі або електронному архіві

Спеціалізоване програмне забезпечення онлайн моніторингу та контролю стану надання послуг переведення з паперових носіїв інформації в електронний (цифровий) вигляд

Спеціалізоване програмне забезпечення онлайн моніторингу та контролю стану надання послуг переведення з паперових носіїв інформації в електронний (цифровий) вигляд

Спеціалізоване програмне забезпечення вирішує ряд задач

  • Формування та структурування баз даних документів.
  • Створення описових формулярів до документів.
  • Редагування даних головних атрибутів документів.
  • Скорочення часу на пошук необхідної інформації по головним атрибутам документів.
  • Отримання статистичних даних по головним атрибутам документів.
  • Керування базою даних та параметрів доступу.

Функціональні можливості

  • Вхід до СПЗ забезпечується за допомогою функціоналу автентифікації, використовуючи логін та пароль Користувача СПЗ.
  • Функціонал «Реєстрації користувачів СПЗ». Доступний Адміністраторам СПЗ забезпечує управління користувачами, а саме: додавання/реєстрація, блокування, видалення, редагування.  Має я чотири типів ролей користувачів, це: Адміністратор, Менеджер, Оператор, Анонім.
  • Функціонал «Заповнення/Внесення картки атрибутів документів» доступний Операторам СПЗ, Адміністратору та Менеджеру СПЗ. забезпечує введення атрибутів документів у відповідні поля. Також, забезпечує створення  зв’язку каталогу документів з таблицею атрибутів документа.
  • Функціонал «Редагування даних опрацьованих документів» доступний Адміністратору та Менеджера СПЗ.   призначений для управляння опрацьованими документами та дозволяє здійснювати пошук, фільтрування, перегляд, редагування та видалення записів атрибутів документів.
  • Функціонал «Управління даними». Доступний Адміністраторам СПЗ забезпечує управління масивами даних документів та відображення кількості документів і записів до них. Дозволяє, використовуючи таблицю атрибутів документів, імпортувати або експортувати дані в загальний Банк даних документів СПЗ. Адміністратор СПЗ використовуючи даний функціонал має можливість формувати Менеджерів в окремі групи для редагування даних. Є можливість пошуку за відповідними атрибутами груп.
  • Функція «Індексація документів» забезпечує  створення нових(пустих) карток атрибутів документів, які були додані до каталогу файлів.
  • Функція «Автозаповнення форм» забезпечує автоматичне заповнення форм у полях атрибуту документа.
  • Функція «Статистика» доступна для Адміністратора СПЗ та забезпечує огляд статистичних даних, а саме: графік кількості заповнення карток атрибутів документів, графік кількості заповнених карток атрибутів документів Операторами, статистики кількості документів в каталозі документів та заповнених карток атрибутів документів.
  • Кожен користувач має власний кабінет, де може здійснювати зміни своїх реєстраційних даних та даних для входу у СПЗ. В кабінеті забезпечено перегляд кількості заповнених карток атрибутів документів.

Група компаній КИТ з метою забезпечення надійного збереження службової та конфеденційної інформації замовників послуг з оцифрування документів, створила комплексну систему захисту інформації інформаційно-телекомунікаційної системи перетворення документальних матеріалів в електронний (цифровий) вигляд «ДокСкан».

ІТС «ДокСкан»

До інформації, яка обробляється в ІТС «ДокСкан» відноситься наступна інформація з обмеженим доступом:

  • Службова інформація.
  • Конфіденційна інформація.

Група компаній КИТ дбає про безпеку ваших даних, що підтверджує атестат відповідності адміністрації Державної служби спеціального зв`язку та захисту інформації України.

Законодавче обгрунтування

До службової інформації відносяться матеріали, які містяться у файлах-сканах зображень документів, що містять службову інформацію.
Ця інформація підлягає захисту під час обробки в частині забезпечення її конфіденційності, цілісності та доступності.

До конфіденційної інформації відноситься технологічна інформація.

До технологічної інформації відносяться:

  • дані про персональні ідентифікатори та паролі користувачів, їхні повноваження та права доступу до об’єктів захисту, інформація журналів реєстрації дій користувачів, інша інформація КЗЗ;
  • інформація про профілі та настройки програмного та програмно- апаратного забезпечення та режими його функціонування.

Технологічна інформація призначена для використання тільки системним адміністратором та адміністратором безпеки ITC «ДокСкан».
Ця інформація підлягає захисту в частині збереження конфіденційності, цілісності та забезпечення її доступності.

До відкритої інформації відносяться матеріали інформаційно-довідкового характеру, статистичні та довідкові дані, які відносяться до відкритих інформаційних ресурсів. Ця інформація підлягає захисту під час обробки в частині забезпечення її цілісності та доступності.

Робота з відомостями, що становлять службову інформацію, здійснюється на договірних засадах. Власник ITC (Група компаній КИТ) забезпечує захист відомостей, які становлять службову інформацію, при автоматизованій обробці та несе всю повноту відповідальності відповідно до статті 9 Закону України «Про захист інформації в інформаційно- телекомунікаційних системах».

При настанні обставин, зазначених в частині першій статті 13 Закону України «Про доступ до публічної інформації», та за умови впровадження організаційних заходів, визначених Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736), КЗЗ від НСД у складі КСЗІ повинен бути здатний забезпечити захист відомостей, які становлять службову інформацію.

Обробка та зберігання інформації в ITC здійснюється у встановленому порядку з урахуванням вимог Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 р. № 373.

Найвищий ступінь обмеження доступу до інформації, що може зберігатися та обробляться в ITC - «Для службового користування».

Реформа обліку трудової діяльності працівника полягає у поступовій відмові від паперових трудових книжок, що в перспективі створить можливості для:

Оцифрування трудових  книжок
  • зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу;
  • спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності;
  • врахування даних стосовно освіти та кваліфікації, яку має працююче населення та яку отримують молоді люди, для забезпечення узгодження пропозицій, які існують на ринку праці, та планування підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямками;
  • усунення можливих ризиків і негативних наслідків втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа.

Окрім того, ведення трудової діяльності працівника в електронній формі забезпечить необхідні умови для запровадження автоматичного призначення пенсій та соціальних виплат.

Впровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі потребує внесення зміни до низки законодавчих актів.

Група компаній КИТ, маючи досвід оцифрування документів у великих обсягах, має можливість запропонувати Вам свої послуги стосовно забезпечення перетворення паперових носіїв трудових книжок в електронний вигляд.

Разом з цим, Група компаній КИТ має можливість надати Вам спеціалізоване програмне забезпечення «ДокСкан» (СПЗ), яке дозволить територіально розподіленим структурним підрозділам здійснити разом з нами відсканування трудових книжок в архівне сховище з інтеграцією з базою даних, та привести їх до структурованого вигляду із наявністю в архівному сховищу автентичного графічного зображення оригіналу паперового документу.

Використання СПЗ забезпечує можливість:

  • перегляду документів без встановлення додаткового програмного забезпечення;
  • введення метаданих документів відповідно до розроблених правил;
  • введення/редагування/видалення метаданих опрацьованих/сканованих документів відповідно до розроблених правил;
  • пошук документів за атрибутами/назвою тощо;
  • керування сервісом аутентифікації користувачів в системі;
  • управління доступом користувачів до системи;
  • переглядати активність користувачів роботи в системі;
  • визначати, які саме каталоги з документами будуть оброблятись в системі(активація каталогу);
  • експорт внесених метаданих документів у таблиці/форми відповідно до розроблених правил;
  • створювати власну індексацію даних підказки;
  • імпортування даних з інших БД та імпортування дерева джерел;
  • операції з файлами: індексація файлів, синхронізація документів із джерелом імені файлу, відновлення та видаляння дублікатів файлів, масове перейменування файлів;
  • переглядати статистику оброблених документів;
  • переглядати кількість оброблених документів користувачами;
  • порівняння оброблених та необроблених документів, відображення різниці тощо.
ЗАВАНТАЖИТИ ПРЕЗЕНТАЦІЮ Розрахувати Проект