Система відеоконференцзв'язку

Пропонуємо Вам сучасний і зручний сервіс для здійснення прийому громадян без відвідування державних установ (прийому в режимі відеоконференцзв’язку) – EASYCON.

Можливості системи

Система дозволяє:

• організувати дистанційні прийоми та консультування громадян
• збільшити доступність прийомів для громадян з обмеженими фізичними можливостями
• забезпечити оперативний обмін документами з громадянами у шифрованій формі
• підвищити якість обслуговування клієнтів за рахунок моніторингу якості надання послуг контролюючими підрозділами

Електронний запис на прийом

Для запису на прийом до підрозділу держ. органу громадянину достатньо:

• вибрати в системі підрозділ
• в графіку прийому зарезервувати зручний час і дату прийому
• вказати причину звернення
• прикріпити, за необхідності, до заявки документи для розгляду Електронного запису на прийом

EASYCON також дозволяє організувати дистанційне консультування та отримання відповіді за результатами розгляду наданих документів.

Переваги відеоконференц-прийому

Комфорт Спеціалісти державного органу та їх відвідувачі позбуваються нервового напруження через відсутність черг під кабінетом та пов'язаних з ними складнощів (шум, задуха тощо)

Простота Щоб потрапити на прийом, достатньо лише обрати на ВЕБ-сайті у графіку вільний час для зустрічі та стисло описати суть питання. Заявку на відеоконференц-прийом можна подати у будь-який зручний час

Вигода Підготовка до зустрічі не вимагає суттєвих витрат. Система дозволяє зекономити час та кошти на проїзд до місця зустрічі

Керованість EasyCon дозволяє організовувати послідовний відеоконференц-прийом (відвідувач може зв’язатися з посадовою особою у відведений час)

Електронний кабінет відвідувача

Система EASYCON надає можливість зберігання інформації про:

• загальні дані громадянина (для повторних звернень)
• направлені запити та документи
• історії звернень
• висновки та відповіді з кожного звернення
• протоколи On-line прийомів/консультацій

Управління доступом до інформації Електронного кабінету здійснюється виключно громадянином. За бажанням він може авторизуватись з використанням ЕЦП.

Обмін конфіденційними документами

Для відправки / отримання зашифрованих документів:

• отримує ЕЦП або використовує наявне
• авторизується в системі за допомогою ЕЦП
• при оформленні заявки на відеоприйом вибирає функцію «Підписати та зашифрувати документ»

Електронний кабінет працівника органу

Управління відеоприйомом громадян здійснюється за допомогою функціоналу Електронний кабінет працівника органу, який дозволяє:

• керувати графіками прийому/консультацій
• керувати заявками відвідувачів
• сформувати протокол прийому/консультації
• переглядати документи і обмінюватися файлами безпосередньо під час прийому/ консультації

Система може інтегруватись з електронною інформаційною системою державного органу.

Електронне колегіальне рішення

Для прийняття оперативного рішення щодо складного питання Система дозволяє проведення консультацій за участю кількох представників державного органу.

Для проведення колегіальної консультації Система забезпечує:

• терміновий або плановий виклик фахівців
• надання всім учасникам наради доступу до представлених громадянином документів
• формування протоколу наради/консультації з можливістю його електронного підпису всіма учасниками

Переклад в режимі On-line

При необхідності консультування відвідувача - іноземця система EASYCON надає можливість замовлення послуги перекладу в процесі сеансу відеоприйому.

Початок роботи та отримані органом переваги

Для запуску системи необхідно:

• визначити перелік посадових осіб, які будуть здійснювати прийом
• призначити модератора системи
• регулярно оновлювати графіки прийому
• вчасно розглядати та опрацьовувати заявки

Результатом запровадження стане:

• зниження корупційних ризиків та підвищення довіри громадян
• підвищення якості прийому за рахунок завчасної підготовки по суті питання

Можливості адміністратора системи

1. Надання послуги з організації відеоприйому на базі власного програмного забезпечення та обладнання

2. Консультація користувачів з технічних питань через власну службу Call-центру

3. Укладання угоди з державним органом на забезпечення доступ до системи

4. Надання доступу всім користувачам до системи відеоконференцприйому

Дії відвідувачів та отримані переваги

Для отримання послуги громадяни:

• записуються на прийом через ВЕБ-сайт
• отримують підтвердження дати та часу прийому
• в зазначений час беруть участь у відеоприйомі

Основною перевагою використання системи є:

• спілкування у зручних для відвідувача умовах (наприклад, вдома чи на роботі)
• заощадження часу та коштів на переїзди
• відсутність ризиків, пов'язаних з переїздами
• оперативне узгодження часу прийому при зміні графіку

П’ять кроків для початку роботи

✓ укласти договір на використання системи

✓ встановити необхідне програмне забезпечення

✓ визначити відповідальну за відеоприйом громадян особу

✓ пройти навчання

✓ внести графік прийому громадян у систему